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Standort: Luzern, Global
Startdatum: Herbst 2025
Anstellungsgrad: 60-80%
Ferien: 5 Wochen pro Jahr, pro rata je nach Anstellungsgrad
Über die Position
Für eine sehr anspruchsvolle und vielseitige Stelle suchen wir eine erfahrene und engagierte Persönlichkeit als persönliche Assistentin/einen persönlichen Assistenten. Sie unterstützen eine wohlhabende Privatperson in einer Vielzahl von organisatorischen, administrativen und alltäglichen Aufgaben und tragen zu einem reibungslosen Ablauf des privaten und geschäftlichen Lebens bei.
Ihre Benefits
Kost und Logie bei Reisen oder Aufenthalten auf Reisen inklusive
Teilnahme an exklusiven Reisen
Ein freundliches und angenehmes Arbeitsumfeld
Ihre Aufgabenbereiche
1. Haushaltsmanagement
Koordination von Haushaltsdienstleistungen wie Putzpersonal und Tierbetreuung bei Abwesenheiten
Unterstützung bei der Einrichtung und Umgestaltung von Räumen
Erledigung von Einkäufen und Besorgungen
Organisation und Überwachung von
Garten- und Unterhaltsarbeiten
Saisonale
Dekoration mit frischen Blumen
2. Organisation und Terminmanagement
Vereinbarung und Koordination von Arztterminen
Verwaltung der Zeitpläne und Kalender aller Familienmitglieder (z. B.
Apple Shared Calendar)
Planung und Organisation von Tagesaktivitäten, Reisen und Ausflügen
Buchung von Privatflügen, Chaffeurdiensten und Privat Transfers
Dokumentenverwaltung (Rechnungen, Versicherungen usw.)
Einholen und Vergleich von Versicherungsangeboten
3. Administrative Unterstützung
Entgegennahme von Telefonaten und Beantwortung von E-Mails
Sortierung und Ablage der Post
Finanzverwaltung (Rechnungen begleichen, Ausgabenübersichten erstellen)
Dokumentation von Auslandsaufenthalten
Recherche zu Themen wie Versicherungen, Kreditkarten und
Immobilien
Organisation von Familienfeiern
Verwaltung von Autoservices und Bootsangelegenheiten
4. Wirtschaftliches Management
Einfache Buchhaltungsaufgaben für Familienmitglieder
Kenntnis und Verwaltung von Loyalitätsprogrammen für Hotels, Flüge und
Mietwagen
Kreditkartenmanagement zur Nutzung von Vorteilen
Optimierung von Versicherungslösungen und Einholung von Angeboten
Verwaltung und Kontrolle der Altersvorsorgen der Familienmitglieder
5. Technische Unterstützung
Unterstützung bei der Nutzung von Smartphones, Laptops und technischen Geräten
Organisation und
Pflege von Fotoalben und digitalen Dokumenten
Verwaltung von
Smart-Home-Geräten und E-Mail-Konten
Passwort-Management und Installation neuer Apps
6. Gesundheits- und Wohlfühlmanagement
Begleitung zu Arztterminen
Unterstützung bei gesunder Ernährung (Vorschläge für Menüs, Einkäufe und Vorbereitung)
Organisation sportlicher Aktivitäten (z. B.
Personal Trainer und
Massagen)
Terminvereinbarungen für Friseur-, Kosmetik- und Spa-Besuche
7. Bildung und Weiterbildung
Planung und Organisation kultureller Aktivitäten
Anmeldung zu Kursen und Workshops
Recherche und Buchung von interessanten Veranstaltungen und Vorträgen
8. Freizeitgestaltung und Hobbys
Vorschläge und Planung von Freizeitaktivitäten
Organisation von Tagesausflügen und Spaziergängen mit Hunden
Unterstützung bei kreativen Hobbys
Planung und Organisation von Urlaubsreisen und Besuchen der Kinder
Ihr Profil
Berufserfahrung: Mindestens 3 Jahre Erfahrung als persönliche/r Assistent/in oder in einer ähnlichen Rolle im Umfeld von UHNWI (Ultra High Net Worth Individuals) oder hochrangigen Führungskräften
Organisations- und Planungsfähigkeiten: Fähigkeit, komplexe Terminpläne zu koordinieren, Reisen und Veranstaltungen zu organisieren und diverse Haushaltsaufgaben effizient zu managen
Kenntnisse in
Buchhaltung und Finanzverwaltung: Grundlegende Buchhaltungskenntnisse zur Erstellung und Pflege von Ausgabenübersichten und einfachem Finanzmanagement
Hohe Vertraulichkeit: Umgang mit sensiblen Informationen und persönlichem Eigentum der Familie mit grösster Diskretion
Vertrauenswürdigkeit und Integrität: Ein hohes Mass an Verantwortungsbewusstsein und die Fähigkeit, im Interesse des Prinzipals unabhängig und verlässlich zu arbeiten
Zeitliche Flexibilität: Bereitschaft, auch an Wochenenden, Abenden und kurzfristig zu arbeiten
Reisebereitschaft: Offenheit für nationale und internationale Reisen, inklusive Aufenthalte auf Spanien und anderen exklusiven Reisezielen
Sprachkenntnisse: Flissend in Deutsch und Englisch (weitere Sprachen wie Spanisch oder Italienisch sind von Vorteil)
Kommunikationsstärke: Professionelles Auftreten und exzellente mündliche sowie schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
Netzwerkpflege: Erfahrung in der Pflege und Koordination von Kontakten, einschliesslich der Verwaltung und Organisation von Veranstaltungen für Freunde und Bekannte der Familie
Technisches Verständnis: Sicherer Umgang mit Smartphones, Laptops, und gängigen Software-Anwendungen (z. B. Apple Shared Calendar, digitale Dokumentenverwaltung, Smart-Home-Technologien)
Digitales Management: Fähigkeit zur Verwaltung und Sicherung digitaler Dateien sowie ein gutes Verständnis von Passwort- und Sicherheitsmanagement
Interesse an Lifestyle- und Trendthemen: Kenntnisse in den Bereichen exklusive Restaurants, Hotels und aktuelle Trends
Organisationsgeschick für kulturelle Aktivitäten: Erfahrung in der Recherche und Organisation kultureller Aktivitäten, Kurse, Workshops und Freizeitgestaltung
Hohes Mass an Genauigkeit: Detailorientierte Arbeitsweise und die Fähigkeit, auch kleine Aufgaben präzise und gewissenhaft zu erledigen
Multitasking und Belastbarkeit: Die Fähigkeit, viele verschiedene Aufgaben gleichzeitig zu verwalten, ohne die Qualität zu beeinträchtigen
Kenntnisse im Haushaltsmanagement: Fähigkeit zur Koordination von Haushaltsdiensten, Dekoration, Gartenarbeiten und Einkäufen
Verantwortungsbewusste Planung der Gesundheits- und Wohlfühlaktivitäten: Bereitschaft, die Prinzipalin oder den Prinzipal in allen Wohlfühl- und Gesundheitsfragen zu unterstützen
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